Administratie tips voor startende ondernemer.

Je hebt de stap genomen om voor jezelf te beginnen, hoera! Maar nu? Je inschrijving bij de KvK is geregeld en je wilt zo snel mogelijk aan de slag. Misschien heb je al wel klanten. Voor je het weet heb je je eerste kwartaal al weer gehad en moet je halsoverkop nog je aangifte omzetbelasting insturen én betalen.

Herkenbaar? Met een paar eenvoudige tips hou je je administratie up-to-date. Het devies: Bezint eer ge begint.

Tip 1: Regel je boekhouding Voor het voeren van je boekhouding moet je een aantal keuzes maken. Ga je het zelf doen? Ga je het uitbesteden, of doe je een deel zelf en besteed je een deel uit? Kies je boekhoudpakket. Voor een paar euro per maand kun je tegenwoordig uitgebreid online boekhouden. Ga niet liggen klooien in Excel. Sommige boekhoudpakketten zijn zelfs de eerste maanden of zelfs het eerste jaar gratis voor startende ondernemers.

Tip 2: Kies een boekhouder

Wil je een deel van je boekhouding of je hele boekhouding uitbesteden, kies dan een goede boekhouder of administratie kantoor. Een accountant is niet nodig en kost je alleen maar te veel geld. Kies een boekhouder die ook kan werken met jouw gekozen boekhoudpakket, zodat hij met je mee kunt kijken, of jij met hem. Ga op je gevoel af. Het is belangrijk dat het goed klikt tussen jou en je boekhouder, zodat je geen drempel voelt om vragen te stellen. Maak vooraf goede afspraken over tarieven en prijzen.

Tip 3: Open een bankrekening Een zakelijke bankrekening is een must. Houd privé en zakelijk zoveel mogelijk gescheiden. Dit is voor je boekhouder prettig, want hij hoeft minder werk te doen. Koppel je bankrekening indien mogelijk aan je boekhouding en zorg dat je alleen zakelijke inkomsten en uitgaven doet met deze rekening. Stort maandelijks een vast bedrag op je privé rekening waar je je privé kosten van betaalt. Open tevens een zakelijke spaarrekening. Hier kun je geld op reserveren voor een later moment, zoals BTW, inkomstenbelasting en eventueel pensioen of verzekeringen.

Tip 4: Bewaar alles

Maak een map met tabbladen voor je administratie, zowel fysiek als digitaal. Wil je altijd bij je bestanden kunnen, werk dan in de cloud met Dropbox, Google Drive of OneDrive. Bewaar brieven met belangrijke informatie. bewaar je facturen en bonnetjes. Zorg dat hier een duidelijk systeem in zit, zodat je ze zowel in je boekhouding als in je administratie makkelijk terug kunt vinden. Voor de belastingdienst moet je je administratie in de meeste gevallen 7 jaar bewaren. Je agenda valt hier bijvoorbeeld ook onder.

Tip 5: Plan vooruit

Zet belangrijke data, zoals de data voor het indienen van je aangifte omzetbelasting en je inkomstenbelasting in je agenda. Zo ben je nooit te laat. Wacht niet tot het laatste moment, maar plan dit ruim voor de einddatum. Zet je betalingen wekelijks in internetbankieren. Je vind het zelf niet leuk als een klant te laat is met betalen en dat is andersom precies zo. Plan een vast moment in de week, of in de maand voor het doen van je administratie. Zet dit vast in je agenda. Zo blijft het werk behapbaar en heb je geen stress voor het moment dat je aangifte moet doen.

Dit zijn de belangrijkste tips voor het voeren van je administratie. Heb je hulp bij het opstarten of zoek je een administratiekantoor dat een deel van jouw werk uit handen kan nemen, neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek.